Especificación funcional/técnica de la integración Holded + HubSpot
Los objetivos principales de la integración Holded-HubSpot son:
- Reducir las tareas manuales automatizando la creación de presupuestos, albaranes, proformas y facturas en Holded tras completar el ciclo de ventas en HubSpot.
- Enriquecer la base de datos del CRM con información existente en Holded.
Para cumplir los objetivos, son necesarios estos requisitos funcionales:
- Migración/Integración Contactos “Persona” Holded - Contactos HubSpot
- Migración/Integración Contactos “Empresa” Holded - Empresas HubSpot
- Migración/Integración Productos Holded - Productos HubSpot
- Proceso Holded + HubSpot
- Integración de Negocios HubSpot - Presupuestos Holded
1. Migración/Integración Contactos “Persona” Holded - Contactos HubSpot
La integración realiza consultas una vez al día y de madrugada al sistema de Holded. Se detectan los cambios basándose en la fecha de la última modificación de los contactos de tipo “persona“ y se actualizan los datos de los contactos que correspondan en HubSpot.
Para mantener una integridad entre ambos sistemas se almacena en HubSpot el identificador de Contacto de Holded, de esta manera se puede determinar si hay que crear o modificar los registros.
2. Migración/Integración Contactos “Empresa” Holded - Empresas HubSpot
La integración realiza consultas una vez al día y de madrugada al sistema de Holded. Se detectan los cambios basándose en la fecha de la última modificación de los contactos de tipo “empresa” y se actualizan los datos de las empresas que correspondan en HubSpot.
Para mantener una integridad entre ambos sistemas se almacena en HubSpot el identificador de Contacto de Holded, de esta manera se puede determinar si hay que crear o modificar los registros.
3. Migración/Integración Productos Holded - Productos HubSpot
La integración realiza consultas una vez al día y de madrugada al sistema de Holded. Se detectan los cambios basándose en la fecha de la última modificación de los productos y se actualizan los datos de los productos que correspondan en HubSpot.
Para mantener una integridad entre ambos sistemas se almacena en HubSpot el identificador de Producto de Holded, de esta manera se puede determinar si hay que crear o modificar los registros.
4. Proceso Holded + HubSpot
La interfaz de usuario donde se configura toda la integración está dividida en tres apartados:
- Holded API Key. Permite insertar la clave API de Holded, que se obtiene desde el portal de Holded.
- Holded -> HubSpot. Dentro de esta pestaña, existen tres aspectos que hay que definir:
- Fecha de sincronización. Es la fecha a partir de la cual se disparará la integración diariamente a la 01:00 de la madrugada. Por defecto, la fecha de la siguiente sincronización será el día en el que nos encontremos + 1. También se puede guardar una fecha anterior si queremos sincronizar un histórico.
- Objetos a sincronizar. Esta sección permite al usuario elegir cuáles son los objetos que se sincronizarán diariamente de Holded a HubSpot.
- Mapeo de tipos de documento. Permite seleccionar a qué Pipeline y etapa de HubSpot tiene que viajar cada tipo de documento. Solamente se podrá realizar una configuración por tipo de documento.
- Fecha de sincronización. Es la fecha a partir de la cual se disparará la integración diariamente a la 01:00 de la madrugada. Por defecto, la fecha de la siguiente sincronización será el día en el que nos encontremos + 1. También se puede guardar una fecha anterior si queremos sincronizar un histórico.
- Datos sensibles. En el tercer apartado se configura la conexión con el módulo "Sensitive Data". La información que migra de Holded a HubSpot, o al revés, puede incluir datos sensibles como DNI, IBAN, etc. Para que estos datos se pasen de una aplicación a otra, es necesario tener activado el módulo "Sensitive Data".
Este módulo permite gestionar los datos sensibles de forma muy sencilla y completamente dinámica. Puedes consultar aquí, en nuestra Base del conocimiento, cómo descargarlo y configurarlo.
5. Integración Negocio HubSpot - Tipo Documento Holded
Cuando un negocio de HubSpot llega a una determinada etapa (siempre definida por el usuario), se desencadena la integración hacia Holded de esta manera:
- Se comprueba a quién hay que asociar el documento y qué tipo de documento hay que crear en Holded en función de los valores introducidos en las propiedades de Negocio "Asociar documento a" y “Tipo de documento (Holded)”.
- Si el usuario decide asociar el documento a la empresa, se comprueba que exista en Holded mediante el identificador del registro y, si no existe, la crea.
- Si el usuario decide asociar el documento al contacto, se comprueba que exista en Holded mediante el identificador del registro y, si no existe, lo crea.
- Se comprueba si el negocio existe en Holded mediante el identificador del registro y, si no existe, lo crea y se asocia a la empresa o al contacto, según lo elegido. En todos los casos, el negocio se creará en Holded con el tipo de documento definido en HubSpot.
- Si se trata de un registro nuevo, una vez creado, se insertará en HubSpot el ID interno de Holded para mantener la integridad de los datos.
- Para saber qué ha ido haciendo la integración, se crea una cronología del proceso que se puede ver en la pestaña de Actividad, activando la casilla de verificación de “Holded”.
