Integración Holded + HubSpot

Especificación funcional/técnica

Introducción

Este documento establece los requisitos necesarios para que el desarrollo cumpla con las necesidades del cliente, se establezcan los objetivos del sistema, requisitos funcionales, prioridades, restricciones y se determine el alcance del desarrollo.

Objetivo del proyecto

Los objetivos principales de la integración Holded-HubSpot son reducir las tareas manuales automatizando la creación de presupuestos, albaranes, proformas y facturas en Holded tras completar el ciclo de ventas en HubSpot, así como enriquecer la base de datos del CRM con información existente en Holded.

Requisitos funcionales

• Integración Contactos “Persona” Holded - Contactos HubSpot

La integración realizará consultas una vez al día y de madrugada al sistema de Holded, se detectarán los cambios basándose en la fecha de última modificación de los contactos de tipo “persona“ y se actualizarán los datos de los contactos que correspondan en HubSpot.

Para mantener una integridad entre ambos sistemas se almacenará en HubSpot el identificador de producto de Holded, de esta manera se podrá determinar si hay que crear o modificar los registros.

El detalle del mapeo de campos se define en el documento de Mapeos.

• Integración Contactos “Empresa” Holded - Empresas HubSpot

La integración realizará consultas una vez al día y de madrugada al sistema de Holded, se detectarán los cambios basándose en la fecha de última modificación de los contactos de tipo “empresa” y se actualizarán los datos de las empresas que correspondan en HubSpot.

Para mantener una integridad entre ambos sistemas se almacenará en HubSpot el identificador de contacto de Holded, de esta manera se podrá determinar si hay que crear o modificar los registros.

**El detalle del mapeo de campos se define en el documento de Mapeos**

• Integración Productos Holded - Productos HubSpot

La integración realizará consultas una vez al día y de madrugada al sistema de Holded, se detectarán los cambios basándose en la fecha de última modificación de los productos

y se actualizarán los datos de los productos que correspondan en HubSpot.

• Integración Tipos Documento Holded - Negocios HubSpot

Para mantener una integridad entre ambos sistemas se almacenará en HubSpot el identificador de documento de Holded.

Se dispondrá de una interfaz de usuario para configurar toda la integración, que se dividirá en tres bloques principales:

1. Marcar para sincronizar:
   1. Contactos tipo “Persona”
   2. Contactos tipo “Empresa”
   3. Productos
2. Configurar los negocios para sincronizar. Partiendo de qué tipo de documento se quiera sincronizar, se podrá crear una configuración por cada tipo de documento que la integración permite sincronizar y, además, se podrá indicar a qué pipeline y qué etapa se quieren integrar esos documentos.

• Configuración de la integración

1. Clave API de Holded. Permite insertar la clave API de Holded, que se obtiene desde el portal de Holded.
2. Posible configuración de Sensitive Data de Tiralíneas. Si se tiene el módulo de Datos Sensibles de Tiralíneas contratado, la interfaz permitirá introducir la clave API del mismo y los campos que se desean configurar para que funcionen con la integración.
3. Posible configuración Sensitive Data de HubSpot. Si se tiene una licencia Enterprise de HubSpot contratada, la interfaz permitirá introducir la clave privada del portal de HubSpot y los campos que se desean configurar para que funcionen con la integración.

• Integración Negocio HubSpot - Tipo Documento Holded

Cuando un negocio de HubSpot llegue a una determinada etapa (siempre definida por el usuario), se desencadenará la integración hacia Holded:

1. Se comprueba contra quién hay que asociar el documento y qué tipo de documento hay que crear en Holded con la información del negocio.
2. Si el usuario decide asociar el documento contra la empresa, se comprueba que exista en Holded mediante el identificador del registro y si no existe, la crea.
3. Si el usuario decide asociar el documento contra el contacto, se comprueba que exista en Holded mediante el identificador del registro y si no existe, la crea.
4. Se comprueba si el negocio existe en Holded mediante el identificador del registro y si no existe, lo crea y se asocia a la empresa o contacto, según a qué se haya decidido asociar. En todos los casos, y si procede,  el negocio se creará en Holded con el tipo de documento definido en HubSpot.
5. En todos los casos anteriores, si se trata de un registro nuevo, se insertará en HubSpot el ID interno de Holded y, de esa manera, se mantendrá la integridad de los datos.
6. Se creará una cronología de la integración para saber qué es lo que la integración ha ido haciendo. Ésto lo podremos ver en la pestaña de actividad, activando la casilla de verificación de “HOLDED”.

**El detalle del mapeo de campos se define en el documento de Mapeos**

6. Integración con Módulo de Datos Sensibles*

Para solventar la limitación de HubSpot de almacenar cierta información sensible como los campos NIF o IBAN se implementará el módulo de Datos Sensibles desarrollado por Tiralíneas.

La integración almacenará aquí aquella información catalogada como sensible, el detalle se define en el documento de mapeos

*Este desarrollo requiere tener contratado y configurado el módulo “Sensitive data” de Tiralíneas.