Cómo crear un workflow para automatizar la sincronización de mensajería

Aprende a crear un workflow para automatizar la activación de la sincronización de mensajes entre HubSpot y Saysimple.

Una vez tengas instalada y configurada la integración, puedes sincronizar los mensajes desde Saysimple a HubSpot manualmente en cada conversación o puedes automatizar esta acción para no tener que hacerla en cada ocasión. Para ello, sigue estos pasos:

1. Accede al apartado de Workflows de HubSpot, desde el panel lateral izquierdo.

Automatizaciones > Workflows.

2. Ya en el panel, haz clic en el botón de “Crear workflow” en la parte superior derecha eligiendo  “Desde cero”.

3. Selecciona "Basado en contactos" y dale a "Siguiente" en la parte superior derecha.

4. Ahora vamos a empezar a editar el workflow. Clica en el primer paso para elegir el desencadenante que va a definir cómo entra cada contacto a este workflow. Al hacer clic en esa primera caja, se abrirá un panel a la izquierda y ahí tendrás que seleccionar "Cuando se produce un evento”.

5. A continuación, se despliega un nuevo menú donde se pide agregar criterios del desencadenante. Aparece una lista de opciones, busca la sección “CRM” y selecciona “Valor de propiedad cambiado”.

6. Ahora pide "Editar criterios". Ahí tienes que elegir el nombre de la propiedad. Busca “ID SaySimple” y aunque, por defecto, el criterio que aparezca sea  “es igual a cualquiera de”, tienes que cambiarlo a “es un valor conocido”.

7. Una vez seleccionado, guarda el criterio. De esta forma habrás configurado el desencadenante del workflow para que se ejecute siempre que la propiedad “ID SaySimple” sea asignada. 

8. Una vez configurado el desencadenante, procede a indicar la acción que quieres que se realice a través del icono + que aparece bajo el desencadenante. Al dar al +, se abre un panel en el lateral izquierdo, ahí accede al menú “CRM”. En él aparecerá una lista de opciones. Busca aquella que indique “Editar registro”.

10. En el apartado "Propiedad para editar", selecciona "Sincronizar actividad" y seguidamente elige el valor "Sí". Dale a "Guardar".

9. Para finalizar, pulsa "Revisar y publicar" en el botón situado en la esquina superior derecha. Dale a "Siguiente" en el formulario que aparece hasta que veas el botón "Activar workflow". Haz clic y activa el workflow.

De esta forma, todos aquellos contactos que se sincronicen entre Saysimple y HubSpot tendrán la trazabilidad de mensajes activada desde el momento en el que se haya realizado la sincronización.